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Archivio - Protocollo
Le funzioni dell’Ufficio Archivio e Protocollo riguardano la ricezione delle pratiche
dall'esterno per via diretta, per posta o tramite PEC, il protocollo, la movimentazione e la
conservazione degli atti comunali, il loro riordino e la loro inventariazione.
Tutta la corrispondenza diretta all’Ente passa, infatti, per l’Ufficio per essere
protocollata, classificata, inserita in fascicoli, assegnata ai Settori di competenza.
Presso le scuole elementari di via Giussani opera una sede decentrata con funzioni di
archivio storico (contenente documenti dal 1960) e di deposito. Gli atti inerenti l'attività
comunale dalla fondazione fino al 1959 sono in deposito presso l'Archivio di Stato di Como.
Le regole tecniche per la corretta tenuta del registro di protocollo e dell’ archivio sono
contenute nel Manuale di Gestione. E’ importante sappia che il Manuale di Gestione è un
documento in continua evoluzione: allo stato attuale tutti i protocolli in entrata vengono
assegnati dall’Ufficio Protocollo (front – office per la consegna a mano dei documenti ), mentre i
protocolli in uscita sono a cura dei diversi settori dell’Amministrazione secondo la rispettiva
competenza. L’unica eccezione a questa regola generale, in vigore dal marzo 2011, riguarda il
Settore Attività Produttive SUAP che è autorizzato anche alla protocollazione in entrata; è
obiettivo dell’Amministrazione nei prossimi mesi estendere tale facoltà anche ad altri settori che
verranno via via individuati.
L’ufficio Archivio e Protocollo sovrintende a tutte le operazioni inerenti il protocollo e l’archiviazione comunque e dovunque esse si svolgano.
Occorre rivolgersi all’Ufficio per
- consegna di domande, istanze, documenti diretti all’ente;
- consultazione e rilascio, su richiesta, di copie di atti e/o documenti conservati nell’a rchivio.
Responsabile
Dirigente: dott. Massimo Patrignani
Responsabile del Servizio Archivistico: Mario Rossetto
Indirizzo
Via V.Emanuele II, 97
Palazzo Cernezzi, primo piano
front-office Protocollo piano terreno cortile antico di Palazzo Cernezzi presso URP
Ufficio Protocollo e Archivio: Palazzo Cernezzi primo piano
Archivio di deposito e storico: via Giussani semi-interrato della Scuola Primaria
Orari
La ricezione delle pratiche per l'utenza avviene al front office presso l'URP (Ufficio Relazioni
con il pubblico) secondo i seguenti orari:
lunedì, martedì e giovedì 8,30-13,00 e 14.30-17,00
mercoledì 8,30-15,30 (mercoledì del cittadino)
venerdì 8,30-13,00
Il ricevimento dell'utenza per RICERCHE E CONSULTAZIONI (attività propriamente d'archivio) si
effettua presso gli uffici al 1° piano- cortile antico, secondo i seguenti orari:
lunedì e giovedì 8,30-13,00
mercoledì 8.30-15,30 (mercoledì del cittadino)
venerdì 8,30-13,00
Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli
archivi
